Dropbox : un outil de sauvegarde en ligne

On cloud in the sky, par Yago1.com (flickr)

Comment faire pour ne pas se retrouver penaud le jour d’une intervention, ou d’un cours…. sans son support, mortifié par le souvenir très précis de la clé USB toujours branchée sur l’ordinateur chez vous ?

L’Internet « in the cloud » vous propose une solution avec les sites de sauvegarde en ligne de vos données.

L’objet de ce billet est donc de vous suggérer l’utilisation d’un de ses sites : Dropbox.

Comment ça fonctionne?

Dropbox est avant tout un site internet sur lequel vous devez vous créer un compte avec un identifiant et un mot de passe.

Une fois votre compte créé, il suffit de télécharger sur votre ordinateur le logiciel Dropbox. À partir de là, Dropbox va fonctionner comme un répertoire sur votre ordinateur. C’est-à-dire que vous y créez ou y ajoutez les documents ou dossiers que vous souhaitez. Dès lors, quand votre ordinateur est connecté à Internet, ces documents sont automatiquement synchronisés sur le site dropbox.com, sans que vous n’ayez rien à faire. Vous pouvez ensuite les récupérer depuis n’importe quel ordinateur, avec votre login et votre mot de passe. Très utile donc pour récupérer un cours depuis l’ordinateur du labo, par exemple.

Les plus :

1. Dropbox vous permet d’installer le logiciel sur plusieurs de vos ordinateurs. Ainsi, chaque fois que vous travaillez sur un fichier enregistré dans votre répertoire Dropbox, il est automatiquement mis à jour, et vous pouvez le récupérer dans sa dernière version depuis votre autre ordinateur.

– votre ordinateur portable / votre ordinateur fixe/ ordinateur de bureau

– votre ordinateur fixe  / votre iphone…

Avantage certain, grâce à cette mise à jour il n’est plus question ni de version 1, 2, 3… d’un même fichier, ni de conflits de versions entre celle de votre clé USB et celle de votre ordinateur. Vous ne risquez donc plus de perdre des parties entières de votre texte.

2. Autre possibilité intéressante offerte par Dropbox, il s’agit d’un logiciel qui fonctionne en local. C’est-à-dire que, même quand vous n’avez pas de connexion internet, vous pouvez travailler sur votre fichier enregistré dans votre répertoire Dropbox, et dès la reconnexion au réseau, le fichier sera mis à jour dans sa nouvelle version et synchronisé.

Utile donc pour les sessions de bibliothèques, d’archives, ou les périodes d’isolement studieux à la campagne ou autre cas de figure où vous n’avez pas d’accès direct à Internet.

3. Dernier aspect intéressant, Dropbox vous permet aussi de partager certains de vos fichiers avec les personnes que vous souhaitez. Vous pouvez ainsi transmettre facilement des dossiers relativement lourds aux personnes avec lesquelles vous travaillez ( projet de colloque, numéro de revues, articles…)

Les bémols :

La version gratuite de Dropox vous permet de stocker jusqu’à 2 giga, donc pas question de stocker en entier son dossier de thèse.

Surtout, il faut garder à l’esprit que la synchronisation fonctionne dans les deux sens. Ainsi, un fichier supprimé est supprimé de vos répertoires Dropbox.

Dropox ne dispense du fait de faire des sauvegardes régulières de vos données, il s’agit bien plus d’un outil de travail qui vous rend des services au quotidien.


11 réflexions sur « Dropbox : un outil de sauvegarde en ligne »

  1. Réponse à moi-même et à ceux que ça peut intéresser :

    En fait oui, c’est bien fascinant, dès lors qu’un fichier est entré dans la Dropbox, il évolue simultanément sur le fichier source sur lequel on travaille et là (c’est-à-dire en accès direct avec une simple connexion Internet où qu’on soit).
    A chaque enregistrement de nos fulgurantes progressions, la petite icône bleue de la Dropbox fait signe qu’elle actualise en même temps les données !
    On les retrouve ainsi sur Internet avec la mention « modifié il y a tant de secondes, ou de minutes »…!

    Je figure donc parmi les acquises au système !
    Merci pour cette piste. Avec ça et un pearltrees opérationnel, les parchemins de thèses n’ont qu’à bien se tenir…!

    Fanny

  2. Merci pour l’info sur la Dropbox!
    Je tente une adoption immédiatement. Je me pose une toute petite question pratique. Lorsque le vademecum dit « now that Dropbox is watching your file, any change you make will sync instantly », je comprenais au départ que ça signifiait que chaque modification faite sur le bureau sous Word par exemple dans un des fichiers enregistrés dans la Dropbox était modifiée automatiquement dans celle-ci. Je pensais que la synchronisation avec notre dossier de fichiers initial sur l’ordinateur se faisait toute seule via la connexion Internet.
    Il me semble qu’en fait non, il faut enregistrer les documents dans Dropbox après chaque modification de façon à les retrouver ensuite à jour partout.
    Est-ce ça d’après ce que vous avez compris ou pratiquez déjà ? Du coup, ouvrez-vous directement vos documents à partir de Dropbox ou n’y faites-vous que vos sauvegardes une fois une session de travail terminée ?

    Merci par avance pour vos indications !
    Fanny

  3. Si je puis me permettre, les données sont encodées en SSL entre votre PC et les serveurs DropBox. Les données sont donc bien cryptées.

    Par ailleurs, la limite des 2 Go peut être dépassées : il faut certes payer pour disposer de 50 Go. A chacun de voir si cela vaut le coup. Personnellement, j’ai pu grâce à DropBox récupérer toutes mes données après le vol de mon ordinateur portable.

    Enfin, un dernier plus, l’historique des versions. Pendant 30 jours, DropBox garde l’historique des modifications. Supposons que j’ouvre mon fichier de thèse, que par mégarde je supprime un paragraphe que je trouve inutile puis je sauvegarde et ferme Word. Le lendemain, après une nuit de sommeil, je regrette d’avoir supprimer ces trois paragraphes. Il est alors possible avec DropBox de récupérer la version précédente du fichier de thèse et donc de retrouver les paragraphes supprimés. Un petit plus bien pratique au quotidien.

  4. Aucun problème, deux vérifications valent mieux qu’une. Merci pour le lien vers Dedikam que je ne connaissais pas et au-delà tout ton travail dans ton carnet de recherche.
    Au sujet de la limitation des 2Go, il est toujours possible de l’augmenter jusqu’à 8Go en invitant d’autres personnes à se créer un compte Dropbox.

  5. Mea culpa pour la fraîcheur douteuse de mon information sur le cryptage. J’ai vérifié mes sources, et c’est toi qui as raison : les données sont cryptées lors du transfert, mais aussi lors du stockage en ligne. Et c’est quasiment une constante chez tous ces services.

    Je dois dire pour ma défense que si je suis l’évolution de ces services d’assez près, je n’en suis pour autant pas un utilisateur. Justement à cause de cette limitation des 2 Go, et du prix assez dissuasif pour passer à la version 50 Go. Comme si aucune demi-mesure n’était envisageable… enfin.

    Sinon je viens découvrir (ce matin) l’existence de Dedikam (http://dedikam.com/) qui a le mérite d’être une association française 1901, et qui propose des tarifications nettement plus accessibles pour nous (est-ce un hasard ?). Impossible par contre de mettre la main sur des retours d’expérience. Dommage…

  6. Merci pour ton commentaire. Mon billet n’avait pas pour objectif d’être exhaustif, d’autres l’ont fait mieux que moi, mais de présenter brièvement cet outil qui me semble un plus dans la vie du chercheur.

    Ceci étant, merci de tes précisions et d’avoir apporté ton expérience de Dropbox. Il est vrai qu’il s’agit d’un outil accessible, multi-plateformes, et que l’on peut adapter à ses propres besoins sans grandes difficultés, alors pourquoi pas l’utiliser pour sauvegarder sa thèse en accédant à la version payante.

    D’ailleurs, d’après les conditions d’utilisation de Dropbox, les données sont cryptées, y compris lors de la transmission: https://www.dropbox.com/terms#security. As-tu d’autres éléments sur la question?

  7. Dotspirit propose aussi une bonne solution de stockage en ligne, qui a l’avanytage d’être compatible avec les logiciels FTP (gratuits) du marché comme FileZilla ou Cobian Backup.
    Plus d’infos sur http://www.dotspirit.com

  8. Au delà du simple problème d’étourderie, ou d’absence de clé USB un jour au labo pour récupérer un document, un tel outil permet en particulier deux choses très intéressantes pour nous :
    1- La facilité avec laquelle on peut sauvegarder en temps réel sa thèse, sans aucune manipulation quotidienne. Plus de craintes de vol, d’incendie (auxquelles nos sauvegardes classiques ne résistent pas) ou d’erreur humaine lors de la sauvegarde.
    2- La facilité avec laquelle on peut synchroniser son pc de bureau et son pc portable, sans aucune manipulation quotidienne. Ainsi, on peut sans prise de tête faire en sorte que le contenu du disque dur (ou en tout cas des répertoires importants) soit toujours identique sur les deux pc.
    Mais c’est peut-être vrai qu’alors la version gratuite de Dropbox ne suffira plus, et qu’il faudra débourser quelques deniers pour un plus d’espace disque et quelques autres services.

    Pour Dropbox en particulier, il y a un sacré plus que tu ne mentionnes pas : il fonctionne sur tout un tas de plateformes : Windows, Mac, mais tout aussi bien sous Linux (ce qui est suffisamment rare pour être pointé) et surtout sur les téléphones (Iphone et cie). Parce que le concept n’est pas très original, mais faut avouer Dropbox est particulièrement bien pensé et bien fichu.

    Par contre, un bémol que tu oublies aussi : c’est l’absence de cryptage des données lors de la synchronisation. Nous sommes à l’avant-garde de la recherche (n’ayant pas peur des mots), nos données sont précieuses (dans une certaine mesure c’est vrai), et les faire circuler sur internet en clair équivaut – selon certains – à envoyer une lettre par la poste sans enveloppe.

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